Sensedesk AutoMail er en tjeneste som sørger for automatiserte e-postkvitteringer tilbake til sluttbrukere/saksinnmeldere.
Nye saker opprettes i Sensedesk ved at (alternativer):
•Sluttbruker logger inn i Sensedesk og oppretter et oppdrag/sak.
•Systembruker oppretter en ny sak i Sensedesk.
•Sensedesk eServer mottar en e-post og omdanner den til en sak.
•Eventuelle 3. parts integrasjonsprodukter legger til saker.
Normalt sendes automail-kvitteringer via e-post ved:
1.Opprettelse av sak
2.Ved ny dialog i sak
3.Når sak avsluttes
Alle utgående e-postkvitteringer stemples med en saksidentifikator, slik at eventuelle svar tilbake kan tolkes av Sensdedesk eServer, og legges til som svar i eksisterende saker.
For administrator
Sensedesk Automail består av en exe-fil, som normalt finnes på server under C:\Program files (x86)\eServer\SMTPSMS.
Filnavn: SMTPSMS.exe
Automail er normalt startet som en Windows Scheduled Task, i regi av en lokal administrator-bruker på server.
For å konfigurere auto-mail, startes SMTPSMS.exe fra filkatalogen.
Klikk Setup-knappen for å se innstillinger:
•SMTP Server: Navn på mail-server som e-postsending skal benytte.
•User name: Kontonavn/brukernavn ved pålogging til server (via SMTP).
•Password: Passord for konto.
•Send using: Remote skal benyttes.
Merk! I noen tilfeller krever ikke mail-serveren autentisering for å sende e-post. I så fall settes brukernavn/passord blankt.
Tilleggsfunksjoner som utføres
•Update Email4: Kontaktfeltet e-post4 settes identisk med feltet e-post
•Set Status to: Skal saksfeltet Status endres? F.eks. Set Status to Mottatt When Status in ('Purret')
•Close Cases: Skal saker lukkes automatisk? F.eks. Close cases after 2 days, when Status in ('Utført')
•Auto generate passwords: Om denne er aktiv oppretter SMTPSMS.exe passord for alle kontakter som ikke har passord.
Merk! Automail/SMTPSMS.exe kjøres som Windows Scheduled Task hvert 3 minutt (normalt). Det betyr at utgående e-post vil sendes senest 3 minutter etter at de er blitt opprettet.
Windows Registry
Innstillinger for Automail er lagret i Windows Registry (RegEdt32.exe). Her er en oversikt over de mest brukte nøklene:
Hovednøkkel: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Sense Data\SMTPSMS
|
|
|
AutoGenPwd |
Skal kontakt-passord autogenereres |
0=nei, 1=ja |
CheckClosedCases |
Skal det sendes kvitteringse-post for avsluttede saker? |
0=nei, 1=ja |
CheckNewCases |
Skal det sendes kvitteringse-post for nye saker? |
0=nei, 1=ja |
CheckNewDialog |
Skal det sendes kvitteringse-post for nye svar/dialog? |
0=nei, 1=ja |
CloseAfter |
Skal saker lukkes ved en gitt Status? Etter hvor mange dager? |
1-30 |
CloseAfterForStatus |
For hvilke statusverdier skal saker auto-lukkes? |
F.eks. ('Lukket','Utført') |
SendMail |
Skal e-post faktisk sendes? |
0=nei, 1=ja |
SendUsing |
Hvilken mail-server skal benyttes? |
2=Remote |
SMTPPassword |
Passord for SMTP-bruker/konto |
|
SMTPPort |
SMTP portnummer |
25 eller annen |
SMTPServer |
Navn på mail server - som kjører IMAP-protokoll |
|
SMTPUsername |
SMTP kontonavn for mailboks |
|
StatusBesvart |
|
|
StatusBesvartSetTo |
|
|
UpdateEmail4 |
Skal kontaktfeltet E-post4 settes lik E-post for alle kontakter? |
|
WebPath |
Lokal sti til Sensedesk |
F.eks. C:\inetpub\SenseCRM\
|
Nyttige tips
Om SendMail settes til verdi 0, stoppes utgående e-postsending. Kan benyttes ved midlertidig stans av utgående e-post.
WebPath benyttes når det tillates å sende vedlegg med svar/dialog. Om ikke denne nøkkelen har en verdi, vil ikke slike vedlegg sendes med e-postmeldingen.
Feilsøking
Dersom man oppdager at automail - av ukjent grunn - ikke sender e-post til systembrukere, kan følgende sjekkes:
•Logg-filer som befinner seg i samme katalog som SMTPSMS.exe